平素より情報セキュリティ対策にご協力いただき有難うございます。メールを利用したファイル等の共有に関する注意喚起です。
現在、パスワード付き添付ファイルの後に別メールにてパスワードを送付する方式、いわゆるPPAP、が機構内の一部で利用されています。
この方式は、添付ファイルのウィルススキャンができないことなどの問題点が指摘されています。
機密性の高い情報については、メール本文や添付ファイル(パスワード付きを含む)とするのではなく、 各大学で準備しているファイル共有サービスなどを利用するようにしてください。
また、各ファイル共有サービスを利用する際には、ファイルを開くことができるメールアドレス(アカウント)を指定したり、
パスワードを設定する場合にはurlの連絡とは別の経路で共有したり(あらかじめ案件ごとにパスワードを設定しておく等)、などの対応をお願いします。